Les tampons sont des outils de marquage dont l’origine remonte à plus de 4000 ans avant J-C. Leur but premier étant de prouver l’origine et l’authenticité d’un produit, ils se sont répandus au fil du temps sur toute la surface de la planète. Ces instruments sont utilisés de nos jours dans la majorité des domaines et plus particulièrement dans le monde professionnel. Qu’est-ce qu’un tampon d’entreprise et quand l’utiliser ? Plus de détails à travers cet article.
Les tampons d’entreprise
En entreprise, il n’est pas obligatoire du point de vue légal de posséder un cachet. Cependant, c’est un outil qui peut s’avère très utile dans ce domaine. En effet, les mentions sur un tampon entreprise sont des informations permettant de reconnaître facilement l’entreprise. Il s’agit des coordonnées de cette dernière. Il s’agit entre autres de :
- la forme juridique,
- les numéros d’identification,
- l’adresse et
- les contacts à joindre.
Ces informations, qui peuvent paraître anodines sur un tampon, sont des mentions obligatoires sur certains documents officiels. Ainsi, posséder un tampon avec toutes ces informations permet de les transcrire plus rapidement et sans erreurs. Pourtant, il n’est là que pour fournir ou rappeler ces informations aux clients, utilisateurs ou destinataires puisqu’il n’apporte aucune valeur juridique aux documents. Les tampons n’ont de réelles valeurs que lorsqu’ils sont accompagnés d’une signature reconnue.
Quand faut-il s’en servir ?
Les usages qui peuvent être faits d’un cachet d’entreprise varient en fonction du domaine d’exercice et des besoins de la société. Cet outil sert de marque distinctive pour chaque société et ne peut donc être utilisé que par l’entreprise concernée. Il permet également d’inscrire diverses informations de manière rapide, permettant un gain de temps comparé à une écriture manuscrite. Le tampon peut être utilisé dans de nombreuses circonstances.
Pour authentifier un document professionnel
Le tampon d’entreprise est généralement utilisé pour prouver l’origine et la valeur juridique des documents administratifs. Lorsque c’est le cas, il doit porter toutes les mentions obligatoires de la société du point de vue de la loi de son pays. Le document peut être une facture, un devis, un communiqué ou une fiche comptable. Dans certains cas, l’apposition du tampon est obligatoire et peut faire l’objet d’une sanction quand toutes les informations ne sont pas mentionnées. Les utilisations frauduleuses d’un tampon d’entreprise sont également punies par la loi.
Valider des documents ou des procédures administratives
Le cachet de la société peut aussi être utilisé pour montrer que cette dernière approuve un fait ou une situation particulière. Il peut être apposé sur des autorisations pour les employés, des communiqués de presse ou des demandes particulières. Il peut également être mentionné sur des contrats pour prouver que les clauses ont bien été lues et approuvées. Ainsi, le tampon peut montrer l’engagement de l’entreprise vis-à-vis d’un événement particulier.
Répéter un marquage important sur un grand nombre de supports
Une autre fonction intéressante du tampon d’entreprise est sa capacité à marquer de manière rapide un grand nombre de produits. Il peut être utilisé pour classer des documents dans une archive ou des produits de l’entreprise destinés au stockage. Il peut également être apposé sur des colis lors de livraison de masse. Dans cette situation, le tampon permet d’identifier l’origine d’un carton et de connaître sa destination. Cette technique permet d’éviter les pertes de marchandises ainsi que les confusions au cours de la livraison.